Avrupa şirketleri için Türkiye’den üretim teklifi almak çoğu zaman kolaydır. Ancak alınan tekliflerin aynı kapsamı içermesi, teknik olarak karşılaştırılabilir olması ve gerçekçi teslim süreleri sunması her zaman mümkün olmayabilir.
Bunun temel nedeni çoğu zaman fiyatlandırma değil, teklif talebinin (RFQ) yeterince açık ve eksiksiz hazırlanmamış olmasıdır. Eksik teknik bilgiler ve belirsiz sorumluluklar, üreticilerin aynı projeyi farklı şekillerde değerlendirmesine neden olabilir.
Teknik kapsamın net olmaması
Sağlıklı bir teklif süreci, doğru ve eksiksiz teknik dokümantasyonla başlar.
Güncel teknik çizimler, malzeme özellikleri, imalat toleransları, kaynak gereklilikleri ve yüzey işlemleri açıkça belirtilmelidir. Ayrıca hangi malzemelerin ve işlemlerin üretici tarafından sağlanacağı netleştirilmelidir.
Örneğin, bir çelik konstrüksiyon projesinde galvaniz, boya veya montaj kapsamının belirsiz olması, üreticiler arasında ciddi fiyat farklılıklarına yol açabilir.
Kalite ve sertifikasyon gerekliliklerinin eksik tanımlanması
Her projenin kalite gereksinimleri farklıdır. EN 1090, ISO 3834, kaynakçı yeterlilikleri, NDT kontrolleri veya belirli kalite dokümantasyonları proje kapsamına göre gerekli olabilir.
Bu gereklilikler teklif aşamasında açıkça belirtilmediğinde bazı üreticiler ilgili kontrolleri fiyatlarına dahil ederken diğerleri etmeyebilir.
Sonuç olarak, ilk bakışta daha ekonomik görünen bir teklif gerçekte eksik kapsam içeriyor olabilir.
Termin ve teslimat koşullarının belirsizliği
Üretim süresi yalnızca imalat için gereken zamandan ibaret değildir. Malzeme temini, kalite kontrolleri, yüzey işlemleri, paketleme ve nakliye de toplam teslimat planının parçasıdır.
Bu nedenle RFQ içerisinde hedef teslim tarihi, teslim yeri, teslim şekli (Incoterms) ve varsa kısmi sevkiyat gereklilikleri açıkça belirtilmelidir.
Üreticinin mevcut kapasitesi ve üretim müsaitliği de teklif aşamasında doğrulanmalıdır.
Eksik bilgiler farklı varsayımlara yol açar
Bir RFQ ne kadar fazla yoruma açıksa, teklifler arasındaki fark da o kadar büyüyebilir.
Bazı üreticiler eksik bilgileri varsayımlarla tamamlar. Bazıları riskleri fiyatlarına eklerken bazıları belirli işleri kapsam dışında bırakır.
Bu nedenle tekliflerin yalnızca toplam fiyat üzerinden değil; teknik kapsam, hariç tutulan işler, teslim süresi, kalite gereklilikleri ve ticari koşullar açısından da karşılaştırılması gerekir.
Doğru üreticiye doğru RFQ gönderilmelidir
Eksiksiz bir teklif talebi hazırlamak kadar, talebin doğru üreticilere iletilmesi de önemlidir.
Üretim kabiliyeti, kapasitesi, sertifikasyonu veya mevcut iş yükü proje gereksinimleriyle uyuşmayan firmalardan teklif almak, satın alma sürecini gereksiz yere uzatabilir.
Bu nedenle üreticilerin RFQ öncesinde değerlendirilmesi, teklif sürecinin verimliliğini artırır.
Sonuç
Başarılı bir satın alma süreci, yalnızca doğru fiyatı bulmakla değil, doğru teklif talebini hazırlamakla başlar.
İmpera Europe, proje gereksinimlerinin netleştirilmesi, uygun Türk üreticilerin belirlenmesi ve tekliflerin aynı teknik ve ticari kapsam üzerinden değerlendirilmesi için kontrollü bir sourcing yaklaşımı benimser. Böylece Avrupa şirketleri yalnızca fiyatları değil, tekliflerin gerçek kapsamını ve uygulanabilirliğini de karşılaştırabilir.