Für einen europäischen Einkäufer sind technische Unterlagen nicht nur eine Präsentation dessen, was ein Hersteller nach eigener Aussage leisten kann. Ihr eigentlicher Zweck ist der Nachweis, dass der Hersteller den betreffenden Leistungsumfang kontrolliert, rückverfolgbar und gemäß den Projektanforderungen ausführen kann.
Deshalb sollten gute technische Unterlagen weniger aus allgemeinen Unternehmensbroschüren und stärker aus prüfbaren, für das konkrete Projekt relevanten Informationen bestehen.
Unternehmen und Fertigungskompetenz
Die tatsächlich vorhandene Fertigungsinfrastruktur des Herstellers sollte klar erkennbar sein. Dazu gehören insbesondere:
- Zentrale Fertigungsbereiche
- Maschinen- und Anlagenpark
- Maximale Bauteilabmessungen und -gewichte
- Kapazitäten für Schneiden, Biegen, Schweißen und mechanische Bearbeitung
- Möglichkeiten für Lackierung, Strahlen oder Verzinkung
- Fertigungskapazität
Ziel ist nicht, möglichst viele Informationen bereitzustellen, sondern nachzuweisen, dass die für das Projekt erforderliche Fertigungskompetenz tatsächlich vorhanden ist.
Qualität und Zertifizierung
Europäische Einkäufer erwarten nicht nur die Aussage, dass ein Qualitätssystem vorhanden ist, sondern auch die dazugehörigen Nachweise. Je nach Projektumfang können hierzu gehören:
- EN 1090
- ISO 9001
- ISO 3834
- WPS / WPQR
- Schweißerqualifikationen
- NDT-Verfahren
- Relevante CE- oder branchenspezifische Zertifizierungen
Das Vorhandensein eines Zertifikats allein reicht nicht aus. Gültigkeit und Anwendungsbereich müssen zum jeweiligen Projekt passen.
QA/QC und Rückverfolgbarkeit
Gerade bei Industrie- und EPC-Projekten ist entscheidend, wie die Qualitätskontrolle organisiert wird. Soweit relevant, sollten die technischen Unterlagen zeigen, wie folgende Punkte gehandhabt werden:
- Prüf- und Inspektionsplan
- Materialrückverfolgbarkeit
- Maß- und Prüfprotokolle
- NDT-Berichte
- Lackier- oder Beschichtungskontrollen
- System der Enddokumentation
Damit wird dem Einkäufer nicht nur eine gute Fertigung zugesichert, sondern auch gezeigt, dass die Produktion dokumentiert und rückverfolgbar ist.
Vergleichbare Projektreferenzen
Eine lange Liste von Kundennamen ist für sich genommen kein belastbarer Nachweis. Für europäische Einkäufer ist wichtiger, ob der Hersteller bereits mit folgenden Anforderungen gearbeitet hat:
- Ähnliche Produkte
- Ähnliche Werkstoffe
- Ähnliche Tonnagen
- Ähnliche Schweiß- und Fertigungsprozesse
- Ähnliche Qualitätsstandards
Deshalb sollten technische Unterlagen vor allem Referenzprojekte hervorheben, die die relevante Fertigungskompetenz belegen, anstatt lediglich Kundenlisten zu zeigen.
Technische Organisation und Dokumentation
Neben der Werkstattkapazität ist auch die Projektmanagement-Infrastruktur des Herstellers von Bedeutung.
Engineering, Werkstattzeichnungen, QA/QC, Produktionsplanung und technische Kommunikation sind wichtige Faktoren für eine verlässliche Projektabwicklung.
Insbesondere bei europäischen Projekten ist es ein wesentlicher Vorteil, wenn Dokumente strukturiert, aktuell und bei Bedarf auf Englisch bereitgestellt werden können.
Technische Unterlagen sind kein Katalog
Ein häufiger Fehler besteht darin, technische Unterlagen lediglich als Unternehmenspräsentation aufzubauen.
Die zentrale Frage des europäischen Einkäufers lautet:
„Kann dieser Hersteller mein Projekt mit dem erforderlichen Qualitätsniveau, den richtigen Prozessen und vollständig rückverfolgbar ausführen?“
Gut aufbereitete technische Unterlagen beantworten diese Frage so klar wie möglich.
Ein wirksames Supplier Dossier sollte daher nicht möglichst viele Seiten enthalten, sondern die richtigen Informationen mit den richtigen Nachweisen prüfbar darstellen.